Wymogiem prawnym jest przechowywanie dokumentów księgowych, poza tym chodzi tu o kwestie zachowania odpowiedniego porządku w dokumentach. Właściwe przechowywanie dokumentów księgowych gwarantuje ład, a także zabezpiecza firmę przed takimi nieprzyjemnościami jak nałożenie wysokiej grzywny przez urząd. Wynika to z faktu, że Urząd Skarbowy ma prawo do skontrolowania dokumentów księgowych firmy do pięciu lat wstecz.

Ze względu na powyżej opisane czynniki, każda firma powinna dbać o należyte przechowywanie dokumentów księgowych. Przedstawiamy pięć najpopularniejszych sposobów przechowywania dokumentów księgowych, zapewniających odpowiedni ich porządek i zabezpieczenie.

Klasyczny segregator – najlepsze rozwiązanie do przechowywania dokumentów księgowych

W praktyce najlepiej sprawdzają się najprostsze, klasyczne rozwiązania. Prosty, klasyczny segregator ułatwia utrzymanie porządku w dokumentach. Aby zachować chronologiczny układ dokumentów, wystarczy jedynie kolejno je dokładać do segregatora. Dzięki temu dużo łatwiej jest znaleźć potrzebny dokument. Zweryfikowanie jakie dokumenty znajdują się w danym segregatorze uławia podpis, który można umieścić na grzbiecie segregatora.

Segregator z mechanizmem dźwigowym – sposób na większą ilość dokumentów

Dzięki mechanizmowi umożliwiającemu ściśnięcie dużej liczby dokumentów w jednym segregatorze, segregatory z mechanizmem dźwigowym łączą w sobie zalety klasycznego segregatora z rozwiązaniem oszczędzającym miejsce.

Jest to rozwiązanie dedykowane dla firm z ograniczoną przestrzenią na przechowywanie dokumentów. Poza tym, ze sposobu takiego mogą z powodzeniem korzystać firmy, w których zbędne jest zakładanie kolejnych segregatorów, ze względu na możliwość niezapełnienia ich w całości. Nie zakupując kolejnego segregatora można zaoszczędzić pieniądze.   

Pudło archiwizacyjne – świetny wybór do przechowywania dokumentów księgowych z minionych lat

W związku z wymogami prawnymi, dokumenty księgowe należy przechowywać do pięciu lat. Nie muszą one, jednak być w firmie na wyciągnięcie ręki. Jeżeli dokumenty księgowe nie są potrzebne w firmie do działalności bieżącej, nie ma konieczności trzymania ich na biurku, pod ręką. Dokumenty takie nie muszą niepotrzebnie zajmować miejsca w firmie.

W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem może okazać się pudło archiwizacyjne. Dzięki swojej budowie chroni dokumenty zarówno przed zniszczeniem, jak i zanieczyszczeniem. Kurz na dokumentach przestaje być problemem. Pudło archiwizacyjne pozwala na przechowywanie dokumentów w należytym porządku, dzięki możliwości napisania na nim co znajduje się w środku. Wystarczy podpisać pudło na grzbiecie lub z boku.

Karton archiwizacyjny na segregatory – idealne rozwiązanie na bardzo dużą ilość dokumentów

Wszystkie firmy i instytucje, które muszą przechowywać bardzo dużo dokumentów księgowych z powodzeniem mogą wykorzystywać karton archiwizacyjny na segregatory. Do takiego kartonu można zmieścić do siedmiu segregatorów. Dobry karton archiwizacyjny wykonany jest z wielowarstwowej tektury, dzięki czemu chroni zawarte w nim dokumenty przed uszkodzeniem czy zabrudzeniem.

Na wierzchu kartonu warto opisać znajdujące się w nim segregatory. Dzięki temu nie trzeba przeszukiwać kolejnych kartonów w poszukiwaniu odpowiedniego dokumentu księgowego.

Koszulki na dokumenty

Spora liczba osób zajmujących się dokumentami firmowymi wkłada do segregatorów dokumenty bez odpowiedniego zabezpieczenia. Nie jest to dobre rozwiązanie, ponieważ dokumenty księgowe przechowywane w ten sposób mogą się zniszczyć, wyblaknąć, przez co staną się nieczytelne. Należy pamiętać, że dokumenty księgowe muszą być przechowywane przez pięć lat w sposób, który nie zniszczy ich czytelności. Dokumenty księgowe przechowywane w koszulkach nie wymagają dodatkowego dziurkowania, dzięki czemu zmniejsza się ryzyko ich przedarcia. Koszulki na dokumenty to najtańszy sposób na zabezpieczenie przechowywanych dokumentów. 

Wszystkie w/w produkty służące organizacji dokumentów znajdziesz na alibiuro.pl.