loader
Przechowywanie dokumentów

W jaki sposób przechowywać dokumenty?

  • 15 sierpnia 2018

Każdy przedsiębiorca lub właściciel firmy powinien przechowywać ważne dokumenty w sposób usystematyzowany oraz bezpieczny.  Jest to bardzo ważny obowiązek. Na szczęście dużym udogodnieniem jest szeroki asortyment akcesoriów biurowych, które ułatwiają stworzenie firmowego archiwum dokumentów.

Porządek w dokumentacji

Optymalne przechowywanie dokumentów jest bardzo ważne w kontekście funkcjonowania firmy -  zarówno tych mniejszych, jak i dużych przedsiębiorstw.  Obowiązek dokładnego przechowywania ważnych dokumentów leży na właścicielu firmy.  Większość dokumentacji powinna być przechowywana w archiwum lub w siedzibie firmy przez okres 5 lat.  Bardzo ważną kwestią jest fakt, aby do  firmowej dokumentacji nie miał dostępu nikt postronny.  Wybór miejsca oraz metody segregowania dokumentów uzależniony jest przede wszystkim od wielkości firm,  liczby zatrudnianych pracowników w firmie oraz ilości dokumentacji, jakie posiada dana placówka.

Pomocne akcesoria biurowe  przydatne do przechowywania dokumentów

Większość firm posiada swój system segregowania ważnych dokumentów.  W dużej ilości firm odbywa się to z wykorzystaniem popularnych teczek oraz segregatorów.  Obecnie na rynku znajduje się szereg produktów, które stanowią udogodnienie podczas archiwizacji  dokumentów.  Są to między innymi:

  •  segregatory -  popularne są modele ringowe oraz z mechanizmem zatrzaskującym,
  •  klasyczne teczki papierowe - z wiązaniem lub zapinane na gumkę.
  •  pojemniki i pudełka różnej wielkości -  mogą być one wykonane z papieru, plastiku oraz w formie standardowych kartonów;  przydatne w szczególności przy dużej ilości dokumentów, np. w biurach księgowych czy instytucjach publicznych,

Dokumentacja biurowa

  • przekładki -  pozwalają na oddzielenie od siebie w ważnych dokumentów,
  • skoroszyty -  ze względu na szerokie zastosowanie są i jednym z najczęściej kupowanych akcesoriów biurowych  służących do przechowywania dokumentów,
  • koszulki, ofertówki – podstawowe akcesoria biurowe, które służą do zabezpieczania dokumentów – chronią między innymi przed zgubieniem plików oraz pozwalają posegregować podobne dokumenty w jednym miejscu. Koszulki można wpiąć w segregatory czy w skoroszyty.

Porządkowanie dokumentów - o czym  pamiętać?

Akcesoria biurowe, które ułatwiają przechowywanie i segregację dokumentów to pierwszy klucz do sukcesu.  Bardzo ważną kwestią jest także umiejscowienie archiwum - dostęp do dokumentów powinien być swobodny oraz szybki dla pracowników.  Bardzo ważne jest to w kontekście na przykład Kontroli Skarbowej.  Pomocne jest trzymanie dokumentów w zamykanych na klucz szafkach  lub w specjalistycznych kontenerach na dokumenty. Dostęp do miejsca w którym zostało stworzone firmowe archiwum powinien być swobodny jedynie dla określonych pracowników i chroniony przed wzrokiem oraz dostępem osób postronnych.  Warto również pamiętać, że dokumenty i ważne papiery firmowe powinny być zabezpieczone  przed działaniem takich czynników, jak na przykład wilgoć, kurz oraz pleśń - mogą one bowiem wyrządzić wiele szkód i zniszczyć dokumenty oraz papiery wartościowe dla firmy.