W jaki sposób przechowywać dokumenty?
Każdy przedsiębiorca lub właściciel firmy...
Każdy przedsiębiorca lub właściciel firmy powinien przechowywać ważne dokumenty w sposób usystematyzowany oraz bezpieczny. Jest to bardzo ważny obowiązek. Na szczęście dużym udogodnieniem jest szeroki asortyment akcesoriów biurowych, które ułatwiają stworzenie firmowego archiwum dokumentów.
Porządek w dokumentacji
Optymalne przechowywanie dokumentów jest bardzo ważne w kontekście funkcjonowania firmy - zarówno tych mniejszych, jak i dużych przedsiębiorstw. Obowiązek dokładnego przechowywania ważnych dokumentów leży na właścicielu firmy. Większość dokumentacji powinna być przechowywana w archiwum lub w siedzibie firmy przez okres 5 lat. Bardzo ważną kwestią jest fakt, aby do firmowej dokumentacji nie miał dostępu nikt postronny. Wybór miejsca oraz metody segregowania dokumentów uzależniony jest przede wszystkim od wielkości firm, liczby zatrudnianych pracowników w firmie oraz ilości dokumentacji, jakie posiada dana placówka.
Pomocne akcesoria biurowe przydatne do przechowywania dokumentów
Większość firm posiada swój system segregowania ważnych dokumentów. W dużej ilości firm odbywa się to z wykorzystaniem popularnych teczek oraz segregatorów. Obecnie na rynku znajduje się szereg produktów, które stanowią udogodnienie podczas archiwizacji dokumentów. Są to między innymi:
Porządkowanie dokumentów - o czym pamiętać?
Akcesoria biurowe, które ułatwiają przechowywanie i segregację dokumentów to pierwszy klucz do sukcesu. Bardzo ważną kwestią jest także umiejscowienie archiwum - dostęp do dokumentów powinien być swobodny oraz szybki dla pracowników. Bardzo ważne jest to w kontekście na przykład Kontroli Skarbowej. Pomocne jest trzymanie dokumentów w zamykanych na klucz szafkach lub w specjalistycznych kontenerach na dokumenty. Dostęp do miejsca w którym zostało stworzone firmowe archiwum powinien być swobodny jedynie dla określonych pracowników i chroniony przed wzrokiem oraz dostępem osób postronnych. Warto również pamiętać, że dokumenty i ważne papiery firmowe powinny być zabezpieczone przed działaniem takich czynników, jak na przykład wilgoć, kurz oraz pleśń - mogą one bowiem wyrządzić wiele szkód i zniszczyć dokumenty oraz papiery wartościowe dla firmy.
Wymogiem prawnym jest przechowywanie dokumentów księgowych, poza tym chodzi tu o kwestie...
Czytaj więcejZ pewnością nie jest to czynność ani porywająca ani ciekawa. Praktyka uczy jednak, że aby...
Czytaj więcejKażdy przedsiębiorca lub właściciel firmy...
Dokonując oceny mechanizmów stosowanych w...
Na rynku pojawiają się ostatnimi czasy...