Z pewnością nie jest to czynność ani porywająca ani ciekawa. Praktyka uczy jednak, że aby zachować efektywność pracy biurowej, konieczne jest segregowanie dokumentów, a wykorzystanie segregatorów należy do najefektywniejszych sposobów zachowania porządku w dokumentach.

Segregatory dają możliwość szybkiego odnajdywania konkretnych, potrzebnych nam informacji. Nie wprowadzając żadnych skomplikowanych systemów, można z łatwością segregować dokumentację zachowując przy tym logiczny i intuicyjny układ oraz dając innym możliwość swobodnego poruszania się po niej, nieodzownego przecież w codziennej praktyce.

Dokumentami można zarządzać również na inne sposoby, bez konieczności posługiwania się segregatorami. Pomocne mogą być foldery, teczki czy pudełka. Standardem jest wykorzystanie etykiet oraz mazaków. Możliwe też, że przydadzą się nam klipsy, ale to właśnie segregatory, dzięki szerokim możliwościom, które dają, są podstawą w każdym dobrym systemie zarządzania dokumentami. Zobaczmy, jak krok po kroku zaprowadzić dzięki nim porządek w dokumentach, których potrzebnych w naszej pracy:

Krok 1:

Odpowiednia koncepcja

Należy rozpocząć od doboru odpowiedniej pomysłu na zarządzania dokumentacją. Przeprowadzenie audytu to zdecydowanie dobry pomysł. Pozwoli on wytypować dokumenty zbędne z których nie korzystamy, na pewno nie będziemy korzystać w przyszłości i nie mamy obowiązku ich przechowywania. Jednocześnie wytypujemy też takie, które powinny być zachowane jeszcze przez kilka lat - trafią więc na ten okres w bezpieczne miejsce, np. do pudełka. Dopiero wtedy można ocenić jakie są kategorie dokumentów i wybrać sposób układania tych, które będą potrzebne. Będzie również wiadomo w ile segregatorów należy się zaopatrzyć. Na tym etapie przyda się też wybór kolorów i etykiet.

Krok 2:

Segregowanie

Kiedy ustaliliśmy już kategorie i przygotowaliśmy segregatory, przystępujemy do sortowania dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem jest ułożenie ich w stosy i stopniowe przenoszenie do segregatorów, opatrzonych w odpowiednie opisy. W przypadku, gdy któryś z dokumentów nie pasuje do żadnej z wydzielonych przez nas kategorii, na razie odłóżmy go na bok - zajmiemy się nim później.

Krok 3:

Porządki

Dokumenty uporządkowane w segregatorach należy umieścić w odpowiednim miejscu. Jest więc naturalne, że dokumenty z których korzysta się na bieżąco powinny się znaleźć gdzieś blisko, oczywiście ułożone w porządku chronologicznym. Dokumenty, które wytypowaliśmy do archiwum, trafią na regał lub do jednej z szaf. Teraz powinno pójść sprawnie, bo wszystko przecież już przygotowaliśmy. Trzeba jednak pamiętać żeby całość była dokładnie porozdzielana. Może się przecież zdarzyć, że powtarzają się kolory. Jeśli więc segregatora w określonym kolorze, np. zielonym, użyjemy do układania dokumentów z których korzystamy na bieżąco, to kolejne jego użycie powinno nastąpić nie wśród dokumentów bieżących, ale archiwalnych. W taki sposób na pewno nie dojdzie do pomyłki. To z pozoru drobiazg, który jednak może przysporzyć wiele dodatkowej i niepotrzebnej pracy.