Mianem segregatora możemy nazwać specjalne okładki, które są sztywne i wykonane z kartonu albo plastiku lub innego tworzywa sztucznego. Oferują nam one możliwość przechowywania różnego rodzaju dokumentów, czy to za pomocą podziurkowanych kartek, czy to w koszulkach. Ważną funkcją segregatorów jest odpowiednie zabezpieczenie dokumentów, które chcemy przechowywać.

Najbardziej standardowym i popularnym rozwiązaniem są umieszczone w środku segregatora tzw. ringi, w które możemy wpinać dokumenty. Taka definicja segregatorów będzie pasowała praktycznie dla prawie wszystkich segregatorów, które obecnie są oferowane na rynku.

Zdarza się jednak, że coraz częściej możemy spotkać się z zastosowaniem innych rozwiązań, niż tylko klasyczne segregatory do przechowywania dokumentów. Coraz częściej możemy przechowywać w nich nie tylko same kartki papieru, ale także np. zdjęcia, tarcze z tachografów lub nośniki danych.

Aktualnie w szerokiej ofercie firm zajmujących się produkcją segregatorów, możemy znaleźć specjalne segregatory panoramiczne, których funkcją może być np. pokazywanie różnego rodzaju materiałów szkoleniowych. Specjalnie umiejscowione na grzbietach kieszenie, umożliwiają umieszczenie różnego rodzaju materiałów informacyjnych  dla klienta. Aby segregator był uważany za bardzo dobry, to powinien dawać możliwość wykorzystania go na różne sposoby i do różnych zadań. Wielkość segregatora ma tu duże znaczenie. Segregatory o dużej wielkości są przygotowywane tak, że dają możliwość prezentowania różnego rodzaju materiałów. Są specjalnie dostosowane do dużych koszulek, w których przechowywane są duże dokumenty. Zróżnicowanie wielkościowe segregatorów może być bardzo duże. 

Oczywiście najbardziej popularnym i standardowym rozmiarem segregatora jest rozmiar A4, który wykorzystywany jest najczęściej. Jednak nie oznacza to, że tylko takie segregatory możemy otrzymać. Na rynku nie brakuje trochę mniej standardowych rozmiarów jak np. segregatory A3, które pozwalają nam na przechowywanie większych rozmiarów dokumentów, czy segregatory A5, które służą do przechowywania dokumentów o mniejszym rozmiarze. Oczywiście możemy znaleźć, też segregatory o jeszcze mniejszych lub większych rozmiarach. Są to odpowiednio segregatory A6 i A2, jednak są one dużo mniej popularne od swoich poprzedników. Jedno jest pewnie, wybór na rynku jest tak szeroki, że każdy z pewnością znajdzie odpowiedni dla siebie rozmiar.

Oczywiście zależy to od tego co będziemy chcieli przechowywać i jakie mamy oczekiwania. Warto na pewno wybrać taki segregator, który na grzbiecie będzie posiadał specjalną kieszonkę, w którą możemy włożyć stosowny opis, który pozwoli nam określić co w danym segregatorze jest przechowywane. Takie rozwiązanie bardzo nam pomoże i ułatwi odnalezienie dokumentów, które przechowujemy w bardzo dużej ilości, różnych segregatorów. Dodatkowo przy wyborze odpowiedniego segregatora, warto zwrócić jeszcze uwagę na rodzaj zapięcia jaki w nim się znajduje. Nie każdemu przecież, może odpowiadać wcześniej wspomniany ring.